Shoptet - návod k nastavení doplňku

Aktivace doplňku Logistika ComGate

Proces začíná instalací doplňku na stránce doplnky.shoptet.cz/logistika-comgate. O provedené instalaci bude informován náš obchodní zástupce. Ten se s vámi spojí a dohodnete se na podmínkách spolupráce.

Po uzavření smlouvy získáte přístup do aplikace eLogist a spolu s tím detailní přehled o stavu vaší skladové zásoby a postupu vyřizování objednávek.

Abychom mohli vůbec nějaké objednávky odesílat, potřebujeme, abyste k nám naskladnili své zboží. Náš tým vás bude informovat o konkrétním postupu.

Nakonec vás požádáme o nastavení parametrů propojení. Tomu jsou věnovány následující oddíly.

Přenesení katalogu z Shoptet do eLogistu

Export zboží ze Shoptetu

1) V Shoptet přejděte na katalog produktů. Provedete takto:

2) Vytvořte vlastní typ exportu

3) Export si pojmenujte, např. „ComGate“ a v nastavení exportu zatrhněte pouze:

  1. Kód produktu
  2. Název produktu
  3. EAN
  4. Nastavení nezapomeňte uložit

3) Jděte zpět na seznam exportů ›  Produkty  ›  Export  ›  Šablony exportů produktů

4) Vyexportujte nově vytvořený export do formátu XLS

5) Otevřete stažený soubor a přejmenujte sloupce:

  1. Sloupec „code“ přejmenujte na „id“
  2. Sloupec „name“ přejmenujte na „nazev“
  3. Sloupec „ean“ přejmenujte na „carovy_kod“
  4. Soubor uložte

Import katalogu v eLogist

1) V eLogistu naimportujte katalog.

  1. Jděte na Klient / Katalog / Přidat položky hromadně ze souboru
  2. Vyberte soubor a klikněte na „Uložit nové produkty“

Nastavení přepravních a platebních metod

Nastavení v e-shopu

V sekci Nastavení › Doprava a platby › Způsoby dopravy povolte nebo přidejte a nastavte přepravní metody, na jejichž využívání jsme se dohodli ve smlouvě.

Přepravní metody můžete nazvat podle svých potřeb. Není podmínkou, aby se název přesně shodoval s názvem přepravy v eLogistu.

Obdobným způsobem nastavte požadované způsoby platby.

Nastavení v eLogistu

V aplikaci eLogist vstupte do nabídky Klient > Nastavení doplňku Shoptet.

Pro každou přepravní a platební metodu zde uvidíte řádek. Vyberte z naší nabídky přepravních služeb tu, která se má pro daný případ použít. U platebních metod zadejte, jestli má dopravce inkasovat dobírku, nebo se objednávka může považovat za uhrazenou.

Pokud zde nevidíte některou z přepravních nebo platebních metod, které jste si nakonfigurovali a povolili v e-shopu, je možné, že jsme tuto úpravu dosud nezaznamenali. Stiskem tlačítka "Aktualizovat seznamy ze Shoptetu" nám pomůžete tento stav napravit.

Provedené změny nezapomeňte uložit.

Nastavení stavů objednávek

V e-shopu

Pro lepší možnost sledování přenášení objednávek a jejich dalšího zpracování doporučujeme nastavit několik nových stavů objednávek. Přejděte do sekce Nastavení > Objednávky > Stavy.

Jaké stavy přidat:
* ComGate – problém (pro objednávky, které se z nějakého důvodu nepovedlo přenést do ComGate)
* ComGate – zpracovává se (pro objednávky, které byly naopak úspěšně přeneseny a čekají na zpracování)

Dále podle potřeby můžete přidat další stavy odpovídající stavům objednávky v ComGate, které máte zájem sledovat (například ComGate – Doručená). Toto ovšem není podmínkou, pokud například máte již z dřívějška vytvořený stav Doručeno, je možné nastavit, aby se při doručení zásilky nastavil tento stav a není potřeba kvůli tomu zakládat nový.

Uvedené názvy stavů jsou opět pouze návrhy, které není nezbytné přesně dodržet, zvolte si takové, které vyhovují vám.

V eLogistu

Přejděte opět do již známé sekce Klient > Nastavení doplňku Shoptet. Naleznete zde dva druhy nastavení objednávek:

Doplněk bude podle vašeho zadání při určitých změnách objednávky v ComGate měnit stav objednávky v e-shopu. U stavů, které vás nezajímají, můžete ponechat volbu neměnit, pak se žádná změna do e-shopu hlásit nebude.

Poslední nastavení určuje, které objednávky se mají nebo nemají přenášet. Je to řízeno stavem objednávky v e-shopu.

V počátečním nastavení se ignorují objednávky ve všech stavech. Pouze vy sami víte, v kterém stavu je možné považovat objednávku za potvrzenou a připravenou k vyřízení v ComGate. U tohoto stavu (nebo více stavů) zrušte zaškrtnutí.

Aby se objednávka přenesla, musí být ve stavu, u kterého je zaškrtnut "přenášet". Objednávky, které nejsou v Shoptet e-shopu označeny jako „zaplacená“ přenášíme také, ale v eLogistu mají stav „Pozastavena“.

Když objednávku v Shoptet e-shopu označíte jako „zaplacena“, uvolní se objednávka v eLogistu ke zpracování (získá stav „Nová“, resp. „Ke kompletaci“).

Nastavení je také potřeba potvrdit.

Nastavení skladové evidence

V Shoptet eshopu je možné vést více skladů (např. sklad ComGate a prodejna). V tomto nastavení určíte, na který sklad máme z eLogistu zasílat skladové pohyby. Pokud používáte pouze jeden sklad, nastavení ignorujte.

V e-shopu

V Shoptet se vytvoření dalšího skladu provádí v Nastavení › Produkty › Sklady.

V eLogistu

Přejděte opět do již známé sekce Klient > Nastavení doplňku Shoptet. Zde zvolte, na který sklad máme hlásit stav skladu v ComGate.

Nastavení je také potřeba potvrdit.

Jak probíhá přenos objednávek

Pravidla pro přenášení objednávek jsou již částečně naznačena ve výše uvedeném popisu nastavení.

Dojde-li v e-shopu ke změně objednávky do některého z vybraných stavů doplněk se pokusí založit objednávku v systému eLogist.

Pokud se to podaří, objednávka v eLogistu bude ve stavu "Nová" a objednávka v e-shopu bude ve stavu, který jste si ke stavu "Nová" přiřadili v nastavení doplňku (např. "CG – zpracovává se").

Pokud se přenos objednávky nezdaří, nastaví se stav, který jste si zvolili pro neúspěšné vytvoření objednávky (např. "CG – problém"). Může jít o případy, kdy je uvedeno nesmyslné PSČ, chybí některý kontaktní údaj nezbytný pro zvolený způsob přepravy apod. Popis chyby vždy zapíšeme do poznámky, kterou najdete na záložce "Doplňující informace". Shoptet nám bohužel neumožňuje vložit tuto informaci na viditelnější místo.

Jakmile popsaný chybový stav vyřešíte a provedete úpravu některého údaje objednávky nebo změnu stavu (je potřeba kliknout na tlačítko „Uložit“) , provede se nový pokus o vytvoření objednávky v eLogistu.

Po úspěšném vytvoření objednávka dále prochází zpracováním a každá další změna stavu se projeví odpovídající změnou stavu v e-shopu podle vašeho nastavení.

Zároveň můžete sledovat stav vyřízení, případně kontrolovat správnost přenesených údajů přímo v aplikaci eLogist.

Jakmile je známo číslo zásilky u dopravce, které umožňuje zákazníkovi sledovat stav zásilky na webu dopravce, je toto číslo propsáno k objednávce do e-shopu.

Skladová zásoba

Pohyby zboží (příjem/výdej/blokace) se online propisují z logistického systému eLogist do všech vašich e-shopů napojených doplňkem ComGate. Níže je popsán mechanismus přenášení skladových pohybů.

Odečet zboží

Skladová zásoba v e-shopu se snižuje v momentě, kdy objednávka získá stav, který tzv. „vyřeší“ skladový nárok. Nastavení stavu se provádí v Shoptet v sekci "Nastavení › Objednávky › Stavy".

Pokud máte na sklad ComGate napojeno více e-shopů, v ostatních e-shopech se skladová zásoba sníží v momentě, kdy se objednávka přenese do ComGate.

Objednávka s platbou převodem

Objednávka, u které zákazník zvolil platbu převodem je importována do ComGate a má stav "Pozastavena“. Taková objednávka čeká na odblokování, které může proběhnout dvěma způsoby:

  • V Shoptet objednávku označím jako zaplacenou a stisknu tlačítko „Uložit“.
  • V ComGate povolím zpracování objednávky:

V okamžiku založení objednávky v ComGate je snížena skladová zásoba v ostatních e-shopech.

Naskladnění zboží

Po dokončení příjmu zboží v ComGate (objednávka naskladnění v eLogist má stav „Kompletní“) se skladová zásoba navýší ve všech napojených e-shopech.

Vyskladnění zboží

Pokud je zboží neprodejné například z toho důvodu, že má prošlou dobu trvanlivosti, ComGate zboží vyskladní po domluvě s klientem. V momentě vyskladnění zboží se ve všech napojených e-shopech sníží skladová zásoba zboží.

Blokování zboží

Ve skladu používáme tzv. blokační pozice, které slouží k dočasnému uskladnění zboží, které nemá být prodáváno na e-shopu. V momentě blokování zboží se ve všech napojených e-shopech sníží skladová zásoba zboží. Při zrušení blokování zboží se skladová zásoba zvýší ve všech napojených e-shopech.

Stornování objednávky

Pokud v eLogistu stornujete objednávku, přenese se stav objednávky do e-shopu (v nastavení doplňku je potřeba nastavit přenášení stavu), ze kterého objednávka pochází. V ostatních e-shopech se zvýší skladová zásoba.

Objednávka pouze v eLogistu

Pokud z ComGate potřebujete odeslat zboží bez objednávky v e-shopu (např. doplnění zásoby na vlastní prodejně), vytvořte objednávku přímo v eLogist dle níže uvedeného postupu:

  1. Jděte na Odchozí / Objednávky (https://elogist.comgate.cz/zasilky/objednavky/objednavky).
  2. Klikněte na zelené tlačítko „Plus“ nad seznamem objednávek.

3. Na další stránce prostřednictvím zeleného tlačítka „Plus“ přidáte zboží do objednávky.

4. Podle názvu nebo ID vložte zboží do objednávky a zapíšte počet ks.

5. Kliknutím na „DOKONČIT OBJEDNÁVKU“ editaci zboží ukončím.

6. Vyplňte adresáta, dobírku a způsob dopravy (případně další údaje).

7. Klikněte na tlačítko „Dokončit“ a tím je hotovo.

Zboží ve všech eshopech se ze skladové zásoby odečte v momentě založení objednávky.

Pozor: Pozdější editace zboží v objednávce (přidání či odebrání zboží) se do Shoptet nepropisuje.